Sådan sammenligner I kaffetilbud — tjeklisten der sparer jer penge

En kaffeaftale er mere end et tal på en faktura. Det er maskinen på kontoret, bønnen i koppen, teknikeren, når noget går i stykker — og de vilkår, I er bundet af i de næste par år. Alligevel vælger mange virksomheder det tilbud, der ser billigst ud på månedsydelsen. Det kan blive en dyr genvej. Denne guide giver jer en konkret kaffeaftale tjekliste, så I kan sammenligne kaffetilbud på det, der faktisk tæller — og forhandle fra en stærk position.

Start med totalprisen — ikke månedsprisen

Den mest almindelige faldgrube er at sammenligne månedsydelsen for kaffemaskinen og stoppe dér. Leverandørerne ved det godt. Derfor kan en lav månedsleje skjule højere priser på bønnerne, dyre forbrugsvarer eller service, der skal betales separat.

Bed i stedet hver leverandør om at regne på jeres samlede pris over hele aftaleperioden, baseret på jeres reelle forbrug. Spørg konkret:

• Hvad koster maskine, råvarer, service og leverance til sammen pr. måned — og pr. år?
• Hvad er totalkosten pr. kop eller pr. medarbejder?
• Er fragt, installation, oplæring og afkalkning inkluderet — eller kommer det som tillæg?

Når alle tre tilbud ligger på samme opgørelse, bliver sammenligningen pludselig en tabeløvelje i stedet for gætværk: Den billigste månedsydelse er sjældent den billigste løsning over kontraktperioden — og den dyreste er nogle gange den med bedst service og ro i maven. Det afgørende er, at I sammenligner helheder.

Tjeklisten: 7 punkter hvert tilbud skal besvare

1. Samlet pris pr. måned og pr. år — maskine, råvarer, service og leverance samlet
2. Pris pr. kop ved jeres reelle forbrug — ikke ved et teoretisk maksforbrug
3. Binding og opsigelse — hvor lang aftalen løber, og hvad det koster at stille ud af den
4. Opstartsgebyrer — installation, oplæring og eventuel afkalkning
5. Service — hvad der dækkes, responstid, og om der er tillæg ved udkald
6. Råvarepriser — pris pr. kg kaffe og pr. liter mælk, og om I er bundet til leverandørens varer
7. Minimumsforbrug — om der er et månedligt minimum, der også gælder i ferieperioder

Regn efter: hvad koster jeres kaffe pr. kop?

Det enkleste sammenligningsgrundlag er prisen pr. kop. De fleste danske erhvervsløsninger lander på 2–6 kr. pr. kop, når maskine, service, kaffe og forbrugsvarer regnes sammen. Brug vores priskalkulator til at regne jeres nuværende løsning — og derefter hvert af tilbuddene — igennem på samme måde. Så ser I med det samme, hvor stort afstanden faktisk er.